Was kostet ein kleines Sommerfest wirklich?

Bei einem kleinen Sommerfest besteht das Budget nicht nur aus der sichtbaren Hauptattraktion. Häufig werden Transport, Stromverteilung, Helfer, Verbrauchsmaterial und ein möglicher Wetterplan unterschätzt. Eine gute Kalkulation trennt daher fixe und variable Kosten.

Ausstattung

Die Hauptausstattung kann aus Sitzplätzen, Kinderprogramm, Musik und Verpflegung bestehen. Eine Hüpfburg ist zum Beispiel ein klar kalkulierbarer Programmpunkt, benötigt aber zusätzlich passende Fläche und Strom.

Lieferung und Aufbau

Bei mehreren großen Positionen kann Lieferung sinnvoller sein als Selbstabholung. Entscheidend ist nicht nur der Mietpreis, sondern auch Zeit, Fahrzeugbedarf und Helfer beim Be- und Entladen.

Verbrauchsmaterial

Bei Fun Food kommen Rohwaren, Becher, Tüten oder Servietten hinzu. Diese Kosten steigen mit der tatsächlichen Gästezahl und sollten als variabler Block eingeplant werden.

Personal und Zeit

Auf- und Abbau, Betreuung, Ausgabe und Reinigung benötigen Zeit. Auch wenn Vereinsmitglieder oder Freunde helfen, sollte der Personalbedarf realistisch eingeplant werden.

Reserve

Eine kleine Budgetreserve für wetterbedingte Änderungen, zusätzliche Kabel, Verbrauchsmaterial oder kurzfristige Ergänzungen verhindert unnötigen Stress.